Создание идеальной ECM-системы цифрового предприятия

Константин Истомин, Directum:
2018 год для компании Directum стал показательным в плане задач, которые приходилось решать. Каждый второй проект включал нестандартные процессы и подходы. О важных внедрениях, особенностях замещения иностранных и устаревших систем, а также ключевых приоритетах развития решений Directum в интервью TAdviser рассказал исполнительный директор компании Константин Истомин.

Мы не просто следим за трендами, мы изучаем предметные области, разрабатываем решения и самое главное — применяем их на практике.

Ключевое нововведение, которое появилось в решениях компании Directum в 2018 году, — это искусственный интеллект. Уже сейчас заказчики обрабатывают документы с помощью интеллектуальных сервисов Directum Ario, им доступны разные возможности: извлечение фактов из текста, автоматическая классификация и распределение потоков писем, договорных документов, первички; выявление изменений в документах, определение ответственного исполнителя и умный поиск.

Выпущено решение «Долговременный архив», которое обеспечивает управление бумажным архивом и юридически значимое хранение электронных документов с соблюдением всех процедур архивного делопроизводства.

Для вовлечения в цифровые процессы всех сотрудников разработаны корпоративные чат-боты. Также чат-боты активно используются в решении по обмену электронной транспортной накладной (ЭТрН) в сервисе обмена Synerdocs.

К слову, Synerdocs стал первым российским сервисом, который позволяет компаниям обмениваться электронными транспортными накладными. Используют его все участники цепочки поставок — транспортно-логистические компании (ТЛК), грузополучатели и грузоотправители.

Новые возможности появились в решении для организации сквозных процессов в холдинге — взаимодействие между компаниями может и должно быть простым и контролируемым. В области межкорпоративного документооборота расширяется список коннекторов к сервисам обмена, доступны инструменты тонкой настройки бизнес-процессов — прямо из ECM-системы документы отправляются контрагентам и контролируется их возврат.

Направления развития продуктов компании отражены в стратегии Directum DigitALL, которая обеспечивает комплексный подход для реализации идеальной ECM-системы современного цифрового предприятия. Какие направления включает в себя стратегия:

Юридическая значимость электронных документов, которая должна обеспечиваться во внутренних и внешних процессах компании: важно поддерживать работу с разными видами ЭП, выстраивать интеграцию с сервисами ЭДО, правильно организовывать долговременное хранение документов с сохранением их юридической значимости.
Омниканальность — это различные варианты доступа к корпоративной информации и услугам за пределами «стационарной» ECM-системы: мобильные приложения, чат-боты, интеграция с корпоративными порталами, встраивание в сторонние приложения.
Удобство пользователей при взаимодействии с решениями. Мы уделяем особое внимание проработке интерфейса (UI/UX), стараемся облегчить адаптацию пользователей за счет встроенной системы обучения, для повторяющихся рутинных операций в системах предусмотрены мастера действий и конструкторы документов.
Интеллект и роботизация берут на себя часть рутинных операций пользователей. Интеллектуальные сервисы используются для автоматической классификации документов, извлечения фактов из текстового слоя, на базе чего могут сравниваться разные версии документов, формироваться аннотации и т.д. Кроме того, с использованием интеллектуальных сервисов реализуется умный поиск (Smart Search).
Набор бизнес-решений, готовых к внедрению, также постоянно расширяется и совершенствуется. Нам важно дать клиенту решение конкретной задачи бизнеса, учесть все требования и особенности процессов, реализовать их на самом современном уровне цифровизации. Сейчас это и кадровые процессы, и командировочные расходы, и закупки, и даже бухгалтерия.
Мощная ECM-платформа — это основа цифрового предприятия, поэтому имеет значение ее масштабируемость, возможность быстрой адаптации и интеграции с другим ПО. Крупным организациям и холдингам актуально построение ECM-системы с распределенной архитектурой, чтобы решение было оптимальным по функциональности и трудоемкости сопровождения.
Все направления важны, но наиболее трендовыми сейчас являются интеллект и роботизация (RPA-системы), а также юридическая значимость. Последнее особенно актуально в контексте кадрового документооборота.

Совместно с Министерством труда и социальной защиты мы участвуем в проработке законодательных аспектов кадрового делопроизводства. Также компания Directum входит в состав тематических групп по программе «Цифровая экономика». Наиболее обсуждаемые вопросы связаны как раз с правильным хранением документов и обеспечением их юридической значимости.

Все это делается для того, чтобы наши решения были максимально готовы к переходу на полностью цифровое взаимодействие всех сотрудников и контрагентов.

(по материалам Tadviser.ru)